信息技术下的档案管理 ［内容摘要］
　　因为，档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来；借助档案，促进各项工作顺利开展。
　　随着信息技术在幼儿园的应用，《信息技术在幼儿园档案管理的实验研究》作为幼儿园总课题的子课题，探索研究运用信息技术管理档案的办法。在专家的帮助下，我园最早开发出了档案管理平台，工作也应借助信息技术管理档案，使其更加规范、合理、科学。

　　［关键词］多媒体技术 档案管理

　　随着科学技术日新月异的发展，电脑、多媒体逐渐走进幼儿园，成为幼儿园各项工作中不可或缺的好助手。我园独立承担的省级“十五”立项科研课题《将信息技术运用于幼儿园教学与管理的实验研究》，历时三年，经过我们不懈努力的实验研究，开发并建立了适合幼儿园各项工作的办公平台和管理软件。随着信息技术在幼儿园的应用，《信息技术在幼儿园档案管理的实验研究》作为幼儿园总课题的子课题，探索研究运用信息技术管理档案的办法。在专家的帮助下，我园最早开发出了档案管理平台，工作也应借助信息技术管理档案，使其更加规范、合理、科学。因为，档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来；借助档案，促进各项工作顺利开展。

　　一、借助办公平台的宣传，提高档案的利用率及效果

　　档案是一个单位保留下来有参考、借鉴价值的、有帮助单位顺利、开展各项工作作用、给以后的工作提供启示、开阔思路的可利用的重要资料。为了使这些有利用价值、静态的资料变为可活动的、为我们所用的资料，借助幼儿园办公平台进行大力宣传档案的作用，利用的好处，老师们只要进入办公平台就能接收到有关宣传档案的信息，即省时、省力、又能提高工作效率。

　　比如开学初和学期末，各教学班班长借阅班级工作计划总结做参考，为开展工作开阔了思路。特别是对新当选的年轻的教学班班长起到了典型引路的作用，就象年轻的新当选的班长老师在“档案利用效果反馈”中这样写到：我是一名新教师当选了班长，即是高兴的事情，又是发愁的事情。因为班长要全盘考虑班级各项工作，撰写班级工作

计划、总结，作为一名年轻的教师，初次当班长，哪有这种经验，向别人请教呢，这时，人人都很忙，也不可能向你说得很仔细。在我踌躇满志时，看到办公平台上档案员老师对档案作用的宣传后，借阅了最新的一卷班级计划档案，如获家珍的细读，当时茅塞顿开，第一次写的班级计划就受到领导的好评。老师们通过办公平台，了解档案的作用与好处后，纷纷借阅档案资料。根据各工作岗位的不同，所借阅档案的类别也就不同。教研组长借阅教研档案、财会人员借阅财务档案、保健员借阅卫生保健档案等等。有效的帮助了各个岗位的人员顺利开展创新工作，真正发挥档案所应有的作用。当老师们在工作中遇到困难时，都会想到档案这位“助人为乐”的好朋友。

　　二、借助多媒体，提高档案案卷的质量

　　档案管理从某种程度上讲可以体现一个单位的管理水平，展示一个单位风貌的窗口。所以，档案的质量至关重要。档案要体现出它最大价值，发挥出它最大的、所拥有的作用，质量是关键。利用多媒体技术实现了这一点。

　　首先，利用多媒体技术，使归档资料格式统一、纸张统一、字体统一，避免了手写体的字体、笔的色迹不统一；格式也会有差别；纸张虽能保证统一，但不能保证它的规整。统一打印的档案资料字迹清晰、规整，便于借阅，给人有赏心悦目之感。

　　其次，在档案管理工作中，自主探索、实践，利用多媒体技术打印卷皮，充分体现办公自动化，实现无纸化办公。根据卷皮的大小、固有的格式、设计打印格式。根据卷皮题目内容、起止年月、保管期限、件数、页数及案卷号等所在卷皮的位置，进行细致的调整，使打印的内容正好是所在卷皮的位置，这样卷皮上没有手写字，为整个案卷又增添了色彩。

　　如在我园省级“十五”重点研究课题结题档案整理中，充分运用多媒体技术，对所有的案卷材料统一一个格式打印，卷皮全部打印，整个档案材料清晰、规整，得到与会专家、领导、老师们的广泛赞誉，特别是案卷皮的打印，更是得到充分认可，同行纷纷咨询卷皮的打印方法。区教科室的领导老师还要去了打印格式。档案为课题结题发挥了极大的作用，也起到了骨干辐射作用，兄弟园所也逐步开始实施案卷皮的打印。也为2004年档案升级考核顺利通过奠定了基础。

　　利用多媒体技术对档案进行修饰、整理，提高了档案的质量，为更好的保存档案提供了有力的保证；为档案利用效果提供了有利的的保证；为实现档案的价值、发挥档案的作用提供了有利的保证。

　　三、借助网络，促进电子档案机读目录的进一步完善

　　我们幼儿园是全区最早开发档案管理平台的，也是最早使用计算机管理档案的单位，即电子档案机读目录。开始，把档案的分类标准输入电子档案，然后在各类的保管期限下是各类的案卷目录。但是，卷内文件目录就没有了，这样就不能实现网上查找档案的愿望。经过区电教站齐鲁网校的领导老师精心研究开发，开发出了更科学、更合理、更实用的能根据类别、保管期限输入案卷目录和卷内文件目录。这样，全区统一使用这一个、只有档案管理员才能有权限进入的档案管理软件，由区办公平台统一管理使用。我园借助网络的优势，把所有室藏档案已逐步输入市中区办公平台的档案管理平台，实现了电子档案机读目录，还可以把原始材料保存到管理软件中。要查找档案，按类别、保管期限就可找到要查阅的案卷及卷内文件内容目录，根据它的卷号很快找到实际的案卷材料，即省时、省力、省物，又便于保存、查找。

　　四、借助信息技术，幼儿园档案管理工作逐年升级

　　2002年幼儿园档案管理平台建立，随之

>幼儿园档案机读目录也应运而生。但是档案案卷质量还是以往的面貌：卷皮中的单位名称、类别、保管期限是印章字，用墨不均匀，使字迹时而一片黑，时而不清晰；案卷题名、起止时间、页数等是手写字，再好的硬笔书法，写在案卷皮上也不显整齐。整个案卷给人第一感觉就是从卷皮上反映，不清晰、不美观，再加上由于种种原因卷皮有些改动，更显龌龊。卷内文件虽然采用了打印，但对文章格式、字体、字号没有统一要求，使之五花八门，翻看一卷材料还是有零乱之感，所以，这时的档案管理在考核中勉强达到合格等级。

　　2004年通过竞岗双向选择，我竞选上档案管理岗位，开始围绕《信息技术在幼儿园档案管理的实验研究》课题不断深入的研究、探索，探索出了使档案管理更规范、更科学、更合理、更美观工作方法：设计出卷皮打印格式、存档材料统一格式。对2000年以后的全部案卷皮进行修改打印，对这时以后的存档材料都有我一人经手，严格格式要求打印。所以，案卷质量迅速提高，并把幼儿园所有室藏档案输入市中区教育局统一管理的档案管理平台，实现真正意义上的电子档案机读目录，因为他较之幼儿园档案管理平台更完善、更实用、更清晰，在年终档案升级考核中获得了省二级的最高分89.5分。当时，考核祖的领导在反馈意见时说：“根据申报等级不能越级升级，所以只能打分89.5分”。

　　2005年根据考核组给我们提出的改进意见，对照考核书目标逐一修改完善，各项制度、办法、责任书重新修订、签定，根据制度增设了“幼儿园重大活动（会议）记录表”、“档案鉴定、销毁登记簿”，并根据幼儿园当年举行的重大活动或召开的重大会议，做了文字记录说明，在2005年升级考核中，幼儿园档案达到了省一级水平，而且是省一级的最高分97分，实现了幼儿园档案管理最高目标。

　　总之，在高科技、信息技术迅猛发展的今天，对人的综合素质要求就越来越高。随着信息技术不断迅速的提高，档案管理的要求也就会更高，对档案管理人员的要求也会越来越高。为管理好档案，就要不断提高操作、探索、掌握信息技术。运用多媒体信息技术管理档案，不仅提高档案的质量，而且能提高档案的利用率，使它真正成为档案管理的有效工具，实现它的最大效能。这就是信息技术下的档案管理。

　　［作者简介］
　　李晓莹、女，小教高级教师，从教26年，撰写的各种论文参加省市区论文评比一、二、三等奖